Encerrar um caso não significa poder apagar o prontuário. Ele precisa ser guardado por um tempo, com sigilo, e só depois disso pode ser descartado. A dúvida é sempre a mesma: por quanto tempo, e como fazer isso direito.
Neste guia você vê o que o CFP exige, a diferença entre os prazos de 5 e 20 anos (o ponto que mais gera confusão), a partir de quando o prazo conta, e como arquivar e descartar com segurança.
Quanto tempo guardar: o prazo mínimo
A regra base é simples. A Resolução CFP 001/2009 estabelece que os documentos escritos decorrentes da prestação de serviços psicológicos devem ser guardados por um prazo mínimo de 5 anos. Isso vale para os registros documentais, em forma física ou digital.
"Mínimo" é a palavra-chave: esse prazo pode ser ampliado em casos previstos em lei, por determinação judicial, ou em situações específicas em que a guarda precise ser mantida por mais tempo.
5 ou 20 anos? A distinção que confunde
Aqui está o ponto que costuma gerar dúvida. Existem dois prazos, e eles se aplicam a situações diferentes:
- 5 anos é o mínimo para o registro documental do psicólogo, conforme a Resolução CFP 001/2009.
- Até 20 anos é o prazo para prontuários de saúde, conforme a Lei nº 13.787/2018, que trata da guarda e do armazenamento de prontuários de paciente. Passados 20 anos a partir do último registro, esses prontuários podem ser eliminados.
Na prática, o prazo de 5 anos é a referência para a maior parte do trabalho clínico em consultório. O prazo de 20 anos entra quando o registro funciona como prontuário de saúde, por exemplo em serviços de saúde ou contextos multiprofissionais. Na dúvida sobre qual se aplica ao seu caso, o mais seguro é guardar pelo maior prazo aplicável.
Os prazos contam a partir do último registro, não da data em que o caso começou. Cada nova anotação reinicia a contagem.
Onde e como guardar com segurança
Guardar não é só não jogar fora. A Resolução CFP 001/2009 determina que o registro tenha caráter sigiloso e seja mantido em local que garanta sigilo e privacidade, à disposição dos Conselhos de Psicologia para fiscalização. A responsabilidade pela guarda é do psicólogo.
Na prática, isso significa:
- Em papel: local trancado, de acesso restrito, protegido contra perda, dano e acesso de terceiros.
- Em meio digital: criptografia, controle de acesso restrito ao profissional, backup e uma política clara de retenção. A Lei nº 13.787/2018 reconhece o armazenamento informatizado de prontuários, e a LGPD reforça o cuidado por se tratar de dado sensível.
O registro digital, quando bem feito, costuma oferecer mais segurança que o papel: acesso controlado, backup automático e rastreabilidade de quem acessou o quê.
Na Sessia, o prontuário fica criptografado, com acesso restrito a você e a nota da sessão guardada no formato que você usa, pronta para cumprir o prazo de guarda sem papelada solta.
Como descartar depois do prazo
Cumprido o prazo de guarda, o descarte também precisa preservar o sigilo. Não basta jogar fora ou apagar de qualquer jeito:
- Papel: o recomendado é a fragmentação, registrada em um termo de descarte.
- Digital: exclusão segura, que impeça a recuperação dos dados.
A lógica é a mesma do início ao fim: a informação clínica é sigilosa enquanto existe, inclusive no momento em que deixa de existir.
A nota assinada faz parte do prontuário
Vale lembrar de onde isso tudo se conecta. A nota clínica que você assina, seja em SOAP, DAP ou BIRP, integra o prontuário. Logo, ela está sujeita aos mesmos prazos de guarda e às mesmas exigências de sigilo.
Independentemente de a nota ter sido rascunhada por IA, o documento válido é aquele que o psicólogo revisa e assina, e a responsabilidade pela guarda e pelo sigilo é, e continua sendo, do psicólogo, conforme as normas do CFP.
Perguntas frequentes
Por quanto tempo devo guardar o prontuário psicológico? No mínimo 5 anos, conforme a Resolução CFP 001/2009. Esse prazo pode ser ampliado por lei, determinação judicial ou quando o caso exigir. Em prontuários de saúde, o prazo pode chegar a 20 anos.
A partir de quando conta o prazo? A partir do último registro feito no prontuário, não da data em que o atendimento começou.
Posso guardar o prontuário só em meio digital? Sim. A guarda em forma física ou digital é reconhecida, desde que garantidos sigilo, segurança e acesso restrito ao profissional.
Como descartar o prontuário depois do prazo? Preservando o sigilo: fragmentação para papel (com termo de descarte) e exclusão segura para arquivos digitais.
A nota gerada por IA entra nessa regra de guarda? Sim. A nota assinada faz parte do prontuário e segue os mesmos prazos e as mesmas exigências de sigilo.